8. De Alignment-audit: Wat gebeurt er werkelijk op de werkvloer?

De bij de Alignment-audit behorende onderzoeksvraag is of de uiteindelijke keuzes in lijn zijn met de doelstellingen en ‘tight controls’ van de organisatie. Een dergelijk onderzoek heeft als doel om tot een beoordeling te komen van de mate waarin het gedrag in de praktijk overeenkomt met het gewenste gedrag. Het gewenste gedrag is het gedrag dat het beste past bij de aard en bedoeling van de organisatie, haar doelstellingen en nadere uitwerkingen zoals in kritieke succesfactoren.

Omdat binnen organisaties niet noodzakelijkerwijs overeenstemming bestaat over wat een passende wijze is om de doelen te bereiken, ontstaat een potentieel probleem. In de praktijk moeten werknemers op basis van eigen inzichten bepalen wat in een gegeven situatie de juiste beslissing is om te doen. Denk aan voorkeuren van afdelingshoofden en managers op verschillende niveaus in de organisatie. Maar ook voorkeuren vanuit stafdiensten: internal auditors, compliance, risicomanagers en adviseurs. En toezichthouders zoals commissarissen, AFM, ECB/ DNB en certificaatverleners die hun eigen ‘visie op control’ hanteren. Al die visies en voorkeuren hebben invloed op de afwegingen die op verschillende niveaus en plekken in de worden gemaakt.

Bij het maken van een keuze overweegt iemand doorgaans de volgende zaken:

 

• • Wat zeggen de regels?

• • Wat zijn de consequenties van mijn keuze?

• • Waarvoor ben ik verantwoordelijk?

Met een alignment audit wordt onderzocht welke keuzes medewerkers maken in situaties waarbij niet aan alle regels, voorwaarden of wensen kan worden voldaan; men wordt met een dilemma geconfronteerd. 

De uitwerking in de oorspronkelijke tekst leidt tot een situatie met een globale normering. We noemen het in het 3^e MCA-boek Een meer deductieve uitwerking van de alignment audit. Vervolgens voegen we er Een meer inductieve uitwerking van de alignment audit aan toe.

Een meer inductieve uitwerking van de alignment audit

Een inductief onderzoek start bij de praktijk zonder concrete verwachting, laat staan normering. Meestal is er een aanleiding voor een onderzoek, die op voorhand enige kleuring geeft, maar de onderzoekers houden als belangrijkste drive: begrijpen hoe ‘het’ in de praktijk werkt. Ze willen zo waarderingsvrij mogelijk die werkelijkheid bezien.

Stel dat er signalen zijn van ontevreden werknemers op een afdeling. Men zegt te veel werkdruk te ervaren, niet goed te weten wanneer ‘ze het goed genoeg doen’ en zien collega’s ‘omvallen’ of solliciteren.

De meer inductieve uitwerking kent de volgende stappen:

1.    Vooronderzoek
Het vooronderzoek kan bestaan uit een ongestructureerde observatie op de afdeling gecombineerd met enkele open gesprekken over genoemde signalen, de mogelijkheid van een onderzoek en de bereidheid hieraan mee te werken. Waar die medewerking groot lijkt wordt al naar een voorbeeld gevraagd gerelateerd aan de signalen.

2.    Globale situatieschetsen
Op basis van het korte vooronderzoek worden korte beschrijvingen gemaakt van de ongestructureerde observaties en de al aangereikte voorbeelden bijeengebracht. De onderzoekers schetsen daarbij wie hierbij betrokken kunnen zijn. Zo ontstaat een lijst van te interviewen personen relevant voor de onderzoeksdoelstelling: inzicht krijgen in de complexe praktijk zoals die wordt ervaren. 
Het team noteert gezamenlijk enkele open vragen en kiest voor individuele en focus- of groepsinterviews. 

3.    Interviews

4.    Gezamenlijke analyse en vervolg interviews

5.    Controlevragen

6.    Analyse

Op basis van het verschil in percepties worden gesprekken gevoerd om gezamenlijk een beeld te krijgen van de verklarende factoren. Vaak volgen hier concrete acties uit; soms is een nadere analyse nodig gericht op onderliggende oorzaken en mogelijke interventies en de effecten daarvan.

In het hoofdstuk in het 3^e MCA-boek worden beide Aligment auditmethoden vanzelfsprekend volledig beschreven. Belangrijk is aan te geven dat niet de integriteit van die organisatieleden ter discussie staat, maar de kwaliteit van het beheerssysteem van de organisatie.