4. Advies- en ontwerpgerichte onderzoeken

Met Management Control Auditing beogen we 2e en 3e lijners te helpen om nog effectiever bij te dragen aan de organisatiedoelstellingen. In het 2e MCA-boek (2017/ 2020) gaven we aan waarom we kritisch zijn op inhoudelijke aanbevelingen die volgen uit alleen toetsend onderzoek: het betreft - óf de inverse van de norm (irritant!),  - óf het is de mening van de auditors vanuit hun veelal te beperkte perspectief (vaak betrouwbare verantwoording in plaats van doelrealisatie). 

Maar wat als de opdrachtgever nu juist een advies van ons wil? 
“Dan doe je een adviesgericht onderzoek!” Is steevast ons antwoord. Het 2e MCA-boek gaat echter ‘slechts’ over toetsende onderzoeken. Een hoofdstuk in het binnenkort te verschijnen 3e MCA-boek gaat over advies- en ontwerpgerichte onderzoeken. Deze blog vat een deel daarvan samen.Als startpunt van een adviesgericht onderzoek nemen we het moment dat de problematiek voldoende concreet is gemaakt en ook de belangrijkste oorzaken minimaal aannemelijk zijn gemaakt en door de betrokkenen worden onderschreven.

Nu is het belangrijk dat de aan het probleem gerelateerde doelen concreet worden gemaakt en opnieuw worden gerelateerd aan de organisatie doelstellingen en missie (‘de bedoeling’). Het verbetertraject moet immers bijdragen aan de actuele gewenste bijdragen van de organisatie. Even ‘uitzoomen’ verkleint de kans op bias (selectieve aandacht en verankeringseffect). Als het probleem zich voornamelijk beperkt tot (bijvoorbeeld) een te onderscheiden afdeling, is ook het afdelingsdoel concretiseren een belangrijke stap. De doelen zijn ook bepalend voor de selectie van stap 2: de selectie van geschikte mogelijke oplossingen.

Het adviesgerichte onderzoek kent onderstaande stappen:

  1. Inventariseren van mogelijke oplossingen.
  2. Selecteren van kansrijke oplossingen.
  3. Keuze van de beste oplossing door de objectverantwoordeljke.
  4. Testen van de gekozen oplossing en eventueel cruciale onderliggende veronderstellingen.
    Het ontwerpgerichte onderzoek kan dan worden gezien als stap 5 en 6:
  5. Nader inhoudelijk ontwerpen van de gekozen oplossing.
  6. Ontwerpen van de veranderaanpak.

Ad 1. Inventariseren van mogelijke oplossingen

Bij deze inventarisatie kun je denken aan literatuuronderzoek (theorie en praktijk), het rondvragen bij organisaties met mogelijk vergelijkbare situaties, een expert benadering en ‘brown paper-sessies’ (brainstormen met collega’s en anderen).

Ad 2. Selecteren van kansrijke oplossingen

Stap 2 is een analysefase waarin mogelijke oplossingen vervallen op basis van vooraf geformuleerde criteria en uiteindelijk één of enkele oplossingen overblijven. De geformuleerde doelen op basis van de missie (of ‘de bedoeling’) zijn daarbij belangrijk, maar denk bijvoorbeeld ook aan leerdoelstellingen, uitgangspunten over samenwerking, taakverdeling, klantgerichtheid, et cetera. 
We hechten eraan de objectverantwoordelijke te betrekken bij het formuleren van de criteria en – nog belangrijker – het wegen van die criteria als voor- en nadelen van de mogelijke oplossingen. Om dezelfde reden bevalt ons de situatie waarin uiteindelijk moet worden gekozen uit enkele alternatieven op basis van de persoonlijke voorkeuren van die objectverantwoordelijke. Het is geen ‘rocket science’!

Behalve van de doelen en de opdrachtgever komen de criteria ook van betrokkenen. Denk daarbij aan ondersteunende (staf)diensten, medewerkers, aanleverende en afnemende afdelingen. Mogelijk ook van externe betrokkenen.

In het hoofdstuk werken we ook de stappen 3 tot en met 6 uit. Maar bovenstaande geeft je al wat houvast om de goedbedoelde aanbevelingen na alleen toetsend onderzoek uit te stellen, tot nadat je er ook adviesgerichtonderzoek naar hebt gedaan.

Terug naar blogs