Opdrachtgeverschap: om met MCA relevant én urgent bij te dragen

Opdrachtgeverschap: om met MCA relevant én urgent bij te dragen

Op basis van veel gesprekken en reviewwerk denken we te mogen concluderen dat de initiële vraag aan de auditor vaak niet is wat de opdrachtgever het liefst wil ontvangen. Aan een auditor vraag je immers een oordeel te geven over de beheersing van een proces. Ook als je al weet dat het beter moet en zelfs wát er moet verbeteren. Die ervaring geven veel auditors ook als reden om standaard ‘minimaal oplossingsrichtingen’ aan te geven als sluitstuk van een vergelijking van de werkelijkheid met een norm. Echter, even doorvragen wat reeds bekend is, kan al leiden tot een relevantere onderzoeksvraag. Dat vereist minimaal één opdrachtgevergesprek meer dan de intake!

Tabel 1 geeft een overzicht van belangrijke vragen van opdrachtgevers aan de auditor en enkele soorten onderzoek passend bij relevante managementbehoeften. We gaan er in deze blog slechts beknopt nader op in.

Tabel 1. Belangrijke vragen van opdrachtgevers en soorten onderzoek 
[Uit ‘Wendbaarheid met internal audit(deel)producten’, Auditmagazine aug. 2021]

Ad 1. Werken we conform de richtlijnen?
Deze klassieke auditvraag is afgeleid van de vertrouwde verantwoordingsfunctie. Hoe concreter de interne richtlijnen zijn geformuleerd, hoe gemakkelijker de auditor behalve een conclusie ook een ‘oordeel’ kan geven.

Te vaak naar onze smaak voeden we die verwachting door als auditors zelfstandig die richtlijnen te vertalen in een normering in lijn met de theorie die aan auditors is onderwezen. 

Het centrale richtsnoer om te voldoen aan de (kennis)behoefte van de opdrachtgever, is de auditdoelstelling. Als algemeen format voor de auditdoelstelling hanteren we daarom een constructie met de term ‘inzicht’ en de nadruk op wat we achter het woord ‘teneinde’ plaatsen. Immers, het doel is altijd om de opdrachtgever iets te doen inzien over een bepaalde situatie, zodat deze – op basis van het verkregen inzicht – verdere acties kan ondernemen. 

‘Het vergroten van het inzicht van <opdrachtgever> in <object>
door de uitkomsten te overleggen van een onderzoek uitgevoerd naar <aspect> van <object>
teneinde de opdrachtgever <wanneer> in staat te stellen om <wat te bereiken>.’

Ad 2. Hoe werken we aan het realiseren van de doelstellingen?
De actuele werkwijze van de klant is ook bij de tweede vraag object van onderzoek. De benadering verschilt echter. Het startpunt is niet een vooraf opgesteld normenkader – dat de werkelijkheid per definitie versimpelt – maar de auditor start diens onderzoek bij de complexe werkelijkheid.

Hier past een zogenaamd inductief onderzoek. De geïnventariseerde activiteiten worden daarna geanalyseerd op bijdragen aan de beheersing in lijn met ‘de bedoeling’. 
Ook een tussenvorm is mogelijk, door een beperkt gedetailleerde normering uit te werken, meer ‘principle based’. Werken vanuit ‘deze bedoeling’ vereist dat X wordt bereikt of Y wordt voorkomen. De uit ‘de werkelijkheid’ opgehaalde beheersing kan in meer of mindere mate aan die ‘principes’ voldoen.

Ad 3. Zijn de richtlijnen nog actueel, dan wel relevant?

De derde vraag is weer een klassieke. Maar nu is een actuele procesbeschrijving het belangrijkste doel van het onderzoek en daarmee (naast de actuele werkwijze) een object van onderzoek. In veel auditrapporten gericht op voldoende procesbeheersing wordt een actuele procesbeschrijving als belangrijk middel vereist. Omdat dit weinig voorkomt in de werkpraktijk, is dit de meest geschreven auditaanbeveling. En dit zonder duidelijke relatie met een oorzaak van geconstateerde problemen.

Ad 4. Wat veroorzaakt de recente probleemsignalen?
De vierde vraag krijgen we als auditors helaas (te) weinig, misschien omdat niet eenvoudig is te beantwoorden. En we hebben er als auditors ook maar beperkt ervaring mee. Het onderzoek vereist inventarisaties, analyses, facilitering, et cetera. Soms helpen bijvoorbeeld data-analyse, proces mining, flowcharting of brainstorming. Het is meestal maatwerk, vereist wendbaarheid, volharding en interdisciplinaire samenwerking. Maar het levert voor de opdrachtgever veel inzichten en voor de auditor enorm veel voldoening én waardering op!

Ad 5 en 6.
5. Hoe is het verbeterplan tot stand gekomen? 6. Wat maakt dat de problemen nog niet zijn opgelost?
De vijfde vraag moet eigenlijk eerst nader worden ontleed. Samen met de opdrachtgever zoekt de auditor naar de relevante aspecten om te onderzoeken en te beschrijven.

Net als de zesde vraag hebben we het in deze bijdrage opgenomen om aan te geven dat ook deelvragen gemakkelijk nog te weinig specifiek zijn en verschillende onderzoeksactiviteiten vereisen. Dit alles heeft te maken met de relevantie en urgentie: hoe zorg je er als auditor voor dat je de juiste behoefte met het juiste middel (relevantie) binnen een passend tijdspad (urgentie) beantwoordt.